2016 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE   z dnia 18 kwietnia 2016 r.

Ośrodek Pomocy Społecznej w Tuplicach poszukuje przedsiębiorców, prowadzących sklepy spożywcze na terenie Gminy Tuplice, do współpracy w zakresie realizacji bonów towarowych dla klientów OPS.

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest realizacja w placówkach handlowych na terenie Gminy Tuplice bonów żywnościowych i / lub bonów na art. higieniczne, które wydawane będą klientom Ośrodka Pomocy Społecznej w Tuplicach w ramach pomocy w naturze, przez co rozumie się bezgotówkowe wydawanie artykułów spożywczych i higienicznych osobom posiadającym bony wystawione przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Tuplicach. 

2. Bony będą realizowane przez klientów ośrodka, dlatego obowiązkiem Wykonawcy jest sprawdzanie tożsamości osób dokonujących zakupu za bony Ośrodka Pomocy Społecznej, co oznacza,  że bony mogą być zrealizowane wyłącznie przez osobę wpisaną w treść  bonu.  Ma to na celu zapobieganie złym praktykom, jakie się zdarzają wśród podopiecznych, których efektem jest odsprzedaż bonu za połowę wartości. Zamawiający wymaga aby podopieczni Ośrodka Pomocy Społecznej byli należycie traktowani tj., na równi z pozostałymi klientami, a fakt obowiązku, jaki spoczywa na Wykonawcy „sprawdzania tożsamości podopiecznych przy zapłacie towaru bonem” musi być wykonany taktownie. Zapłata za bon następuje dopiero po ich zrealizowaniu przez podopiecznych. Oznacza to, że Zamawiający nie będzie rozliczał się z Wykonawcą z liczby pobranych bonów, lecz z liczby bonów zrealizowanych przez podopiecznych. 
3. Ilość wydawanych do realizacji bonów jest uzależniona od ilości wniosków złożonych przez klientów OPS, uprawnionych do otrzymania tej formy pomocy. 
4. Przewidywany czas realizacji zamówienia: od 1 maja 2016r. do 31 grudnia 2016 r. 

WARUNKI WYKONANIA USŁUGI 
1. Artykuły będą wydawane na podstawie bonów żywnościowych i bonów na art. higieniczne wystawionych przez Ośrodek Pomocy Społecznej w Tuplicach. 
· Bon jest imienny - podlega wymianie na artykuły spożywcze lub higieniczne osobie oddającej go do realizacji, po okazaniu się dowodem osobistym; 
·Posiada numer kolejny; 
·Jest opatrzony pieczątką firmową Ośrodka Pomocy Społecznej w Tuplicach; 
·Wartość nominalna bonu wynosi 10,-zł. (w pojedynczych przypadkach nominał bonu może być inny – w zależności od kwoty przyznanego zasiłku) - określa kwotę, jaką klient może zrealizować w ramach jednego bonu – kwota wpisana liczbowo oraz słownie; 
·Posiada określony termin ważności, w którym możliwa jest jego realizacja – nie dłuższy niż czas trwania umowy.
Dopuszczamy możliwość zaproponowania bonu przez Wykonawcę. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się do sukcesywnego dostarczania Zamawiającemu (za pokwitowaniem) bonów o nominale 10,-zł (lub innych ustalonych przez Zamawiającego) wykonanych na własny koszt w ilościach zgodnych ze złożonym zamówieniem. Bon taki uzyskuje ważność po opatrzeniu go przez Zamawiającego pieczątką firmową OPS w Tuplicach.  
2. Zamawiający prowadzi rejestr wydanych bonów. 
3.Wykonawca jest zobowiązany wydać posiadaczowi bonów artykuły spożywcze lub higieniczne z wyłączeniem napojów alkoholowych i wyrobów tytoniowych.  
4.Wykonawca nie może wymieniać bonów na równowartość w gotówce.   
5.Bon należy zrealizować w całości, reszta nie będzie wydawana. 
6.Rozliczenie pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będzie na podstawie noty księgowej przedstawionej przez Wykonawcę z rzeczywistej ilości zrealizowanych bonów. Dopuszczamy możliwość rozliczania dwa razy w miesiącu. 
7.Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia zrealizowanych bonów, podbitych na odwrocie pieczątką firmową Wykonawcy, razem z notą księgową w celu umożliwienia Zamawiającemu jej weryfikacji. 
8.Płatność będzie dokonywana przelewem na konto Wykonawcy w terminie 7 dni od daty przedłożenia noty księgowej Zamawiającemu. 
9. Wykonawca nie może przekazać powyższego zadania do realizacji innemu podmiotowi. 
10. W razie wątpliwości co do autentyczności bonu Wykonawca ma obowiązek zażądać od klienta okazania decyzji administracyjnej przyznającej zasiłek w formie bonu, gdyż zrealizowane przez Wykonawcę przerobione lub podrobione bony nie będą przez Zamawiającego uznawane za podstawę do regulowania zobowiązań finansowych. 
11. Zamawiający zastrzega sobie również prawo do odstąpienia od płatności za bony zrealizowane niezgodnie z umową, a w szczególności: 
· w przypadku stwierdzenia wymiany bonów na gotówkę przez pracowników Wykonawcy 
· w przypadku wydania na podstawie bonów napojów alkoholowych lub wyrobów tytoniowych. 
12. W przypadku rażącego naruszenia warunków umowy przez Wykonawcę, w szczególności określonych w punkcie 11, Zamawiający zastrzega sobie prawo rozwiązania umowy bez wypowiedzenia.

SPOSÓB I TERMIN ZŁOŻENIA OFERTY 
1. W przypadku chęci podjęcia współpracy w realizacji powyższego zadania należy złożyć wypełniony formularz ofertowy stanowiący załącznik nr 2 w siedzibie Zamawiającego  w Tuplicach ul. Świerczewskiego 17 pok. Nr 1 lub e-mail ops@tuplice.pl w terminie do 25.04.2016 r . do godz. 15:00   (liczy się data wpływu do ośrodka).
2. Osoba do kontaktu z Wykonawcami: Maria Kowalczyk, tel. 690 341 975 w godz. od 7:00 do 15:00 
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od zawarcia umowy w razie zaistnienia okoliczności powodującej, że realizacja tego przedsięwzięcia nie leży w interesie publicznym a Wykonawca nie może żądać odszkodowania z tego tytułu