Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące realizacji PO PŻ 2014 – 2020

Uprzejmie informujemy, że na stronie Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej w zakładce Program Operacyjny Pomoc Żywnościowa 2014 – 2020 została dodana nowa zakładka – Najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi dotyczące realizacji PO PŻ 2014 – 2020.

Czy ośrodek pomocy społecznej może pełnić funkcję lokalnej organizacji partnerskiej?

Zgodnie z treścią Wytycznych Instytucji Zarządzającej (MPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej oraz beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach PO PŻ w Podprogramie 2015, zasadniczą rolą ośrodków pomocy społecznej w Programie jest, w myśl pkt. 12, wydawanie osobom skierowań do otrzymania pomocy żywnościowej lub przekazywanie organizacjom partnerskim lokalnym (OPL) list osób zakwalifikowanych do pomocy z PO PŻ.

Ze względu na fakt, iż głównym zadaniem OPL jest bezpośrednia dystrybucja artykułów żywnościowych do osób najbardziej potrzebujących, funkcję tę powinny sprawować przede wszystkim organizacje pozarządowe, które w ramach swojej działalności statutowej zajmują się przeciwdziałaniem ubóstwu i wykluczeniu społecznemu. OPL są ponadto zobowiązane do spełnienia minimalnych standardów przewidzianych w pkt. 9 oraz 14 Wytycznych.

Należy podkreślić, że zgodnie z podstawowymi założeniami Programu oraz wymogami Komisji Europejskiej, w jego realizację powinny być zaangażowane różnorodne podmioty, zarówno samorządowe jak i pozarządowe na zasadzie partnerstwa, np. przy kwalifikowaniu odbiorców końcowych do udziału w  działaniach towarzyszących realizowanych obowiązkowo w ramach PO PŻ lub w ramach innych programów np. EFS co przewidziano w rozdz. III Wytycznych. Jednakże mając na uwadze skuteczną realizację Programu i cel, jakim jest dostarczenie pomocy osobom najbardziej potrzebującym, należy stwierdzić, że pełnienie przez OPS funkcji organizacji partnerskiej jest możliwe, ale wyłącznie w przypadkach wyjątkowych i należycie uzasadnionych, np. brakiem innych organizacji na terenie danej gminy, które mogłyby zaangażować się w realizację PO PŻ.

Należy stwierdzić, iż podstawowym warunkiem, jaki musi zostać spełniony, aby zapewnić sprawną realizację PO PŻ jest funkcjonowanie rozbudowanej sieci dystrybucji. W opinii IZ budowanie potencjału organizacji partnerskich wymaga współpracy nie tylko pomiędzy podmiotami na terenie danej gminy, ale także szerzej, pomiędzy gminami, w obrębie powiatu w nawet w ramach regionu . W przypadku małych gmin budowanie sieci na poziomie regionalnym może okazać się rozwiązaniem efektywniejszym pod względem kosztów przeznaczanych na zapewnienie infrastruktury magazynowej i transportowej, jak również kosztów administracyjnych.

W żadnym wypadku podejmowania się obowiązków OPL przez OPS nie można uznać za rozwiązanie dopuszczalne do stosowania na szerszą skalę i bez właściwego uzasadnienia. Warto zaznaczyć, że w przypadku podpisania umowy na dystrybucję pomiędzy organizacją partnerską regionalną (OPR) a gminą / ośrodkiem pomocy społecznej pełniącym funkcję OPL, OPR powinna przedstawić informacje w zakresie czynności podjętych w celu zaangażowania organizacji partnerskich oraz uzasadnić wybór OPS do pełnienia tej funkcji. Przeprowadzone działania rozpoznawcze powinny być należycie udokumentowane, a przyczyny niewyłonienia organizacji partnerskiej szczegółowo opisane. Wskazane jest, aby działania rozpoznawcze nie ograniczały się wyłącznie do podmiotów funkcjonujących na terenie danej gminy. Należy jednakże pamiętać, że w sytuacji, w której OPS podejmuje się pełnienia roli OPL, zobowiązuje się do realizacji zadań przewidzianych dla OPL zgodnie z Wytycznymi, w tym do przestrzegania minimalnych standardów.

Ponadto w opinii IZ zaangażowanie OPS w pełnienie funkcji OPL powinno mieć charakter jedynie tymczasowy. W dłuższej perspektywie wskazane byłoby podjęcie działań prowadzących do utworzenia organizacji partnerskiej, która mogłaby realizować zadania związane z dystrybucją żywności do odbiorców końcowych PO PŻ, np. mieszkańców danej gminy, kilku gmin  lub powiatu. Ma to szczególne znaczenie w kontekście konieczności rozdzielenia funkcji podmiotów realizujących PO PŻ, przewidzianą w Programie Operacyjnym, która wyraża się m.in. w obowiązku współpracy pomiędzy OPR/OPL a OPS
w zakresie doboru oraz weryfikacji kwalifikowalności odbiorców końcowych do pomocy żywnościowej oraz działań towarzyszących. W związku z powyższym sytuacja, w której OPS występuje w podwójnej roli powinna mieć charakter przejściowy.

Czy spółdzielnia socjalna może być lokalną organizacją partnerską?

Spółdzielnia socjalna prowadzi działalność gospodarczą, którą można uznać jako  komercyjną. Jednak w odróżnieniu od przedsiębiorców wolnorynkowych, nie dzieli zysków pomiędzy swoich udziałowców. Nadwyżka, czyli to, co spółdzielnia zarabia, jest przeznaczane na określone w ustawie cele. Równolegle spółdzielnia socjalna prowadzi działalność społeczną, kulturalno-oświatową w formule pozagospodarczej. W związku z powyższym spółdzielnia socjalna może pełnić rolę lokalnej organizacji partnerskiej pod warunkiem, że zgodnie z art. 2 ust. 3 ustawy z dnia 27 kwietnia 2006 r. o spółdzielniach socjalnych (Dz. U. z 2006 r. Nr 94 poz. 651 z poźn. zm.) będzie prowadzić działalność społeczną i oświatowo-kulturalną na rzecz swoich członków oraz ich środowiska lokalnego, a także działalność społecznie użyteczną w sferze zadań publicznych określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jednolity - Dz. U. 2014 r. poz. 1118z późn. zm.). Natomiast dystrybucja żywności powinna odbywać się w ramach działalności społecznej lub społecznie użytecznej i nie może ograniczać się tylko do członków spółdzielni i ich rodzin.

Kto może kwalifikować do PO PŻ 2014-2020?

Zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej (MPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej
i beneficjentów dotyczącymi działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2015, tylko ośrodki pomocy społecznej mogą kwalifikować osoby do pomocy żywnościowej i wydawać osobom skierowania do otrzymania pomocy żywnościowej lub przekazywać organizacjom listy osóbzakwalifikowanych do pomocy z PO PŻ, pod warunkiem uzyskania zgody tych osób. Z kolei Regionalne Organizacje Partnerskie (OPR)i Lokalne Organizacje Partnerskie (OPL) mogą samodzielnie kwalifikować wyłącznie osoby bezdomnedo udziału w PO PŻ na podstawie podpisanego przez osobę oświadczenia, stanowiącego załącznik nr 5a do wytycznych. Ponadto,w przypadku przekazywania pomocy żywnościowej wyłącznie na podstawie otrzymanej z OPS listy osób zakwalifikowanych, OPR i OPL zobowiązane są posiadać podpisane przez osoby znajdujące się na tej liście oświadczenia, których wzór stanowi załącznik nr 5b do wytycznych.

Kryterium otrzymania pomocy żywnościowej w ramach PO PŻ 2014-2020

Zgodnie z wytycznymi Instytucji zarządzającej (MPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej
i beneficjentów dotyczącymi działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2015, pomoc w ramach PO PŻ jest kierowana do osób, które z powodu trudnej sytuacji i niskich dochodów nie są w stanie zapewnić sobie odpowiedniego posiłku. Wsparcie powinno trafiać do osób znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji, spełniających przesłanki wskazane w art. 7 ustawy o pomocy społecznej, których dochód obecnie nie przekracza 150% odpowiedniego kryterium dochodowego  uprawniającego do korzystania z pomocy społecznej. tj. nie więcej niż:

• 813 zł dla osoby samotnie gospodarującej
• 684 zł dla osoby w rodzinie.

Od dnia 1 października 2015 roku kryteria te ulegną zmianie. W dniu 14 lipca br. Rada Ministrów przyjęła rozporządzenie w sprawie zweryfikowanych kryteriów dochodowych oraz kwot świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej. Zgodnie z paragraf 1 pkt 1 tego rozporządzenia  kryterium dochodowe dla osoby samotnie gospodarującej wynosić będzie 634 zł, zaś dla osoby w rodzinie 514 zł, co w praktyce oznacza, że od 1 października br. pomoc w ramach PO PŻ  udzielana będzie osobom/ rodzinom, których dochód nie będzie przekraczał:

• 951 zł w przypadku osoby samotnie gospodarującej
• 771 zł w przypadku osoby w rodzinie.

 Tak określony wymóg ma na celu wsparcie osób i rodzin znajdujących się w najtrudniejszej sytuacji, w sposób trwały i intensywny. Program jest uzupełnieniem działań gmin w zakresie udzielania posiłku lub dożywiania dzieci najuboższym mieszkańcom, w większości przypadków adresowany jest do osób i rodzin korzystających z pomocy ośrodków pomocy społecznej.

Realizacja programu PO PŻ w całodobowych placówkach

Zgodnie z programem Operacyjnym  Pomoc Żywnościowa 2014-2020 artykuły spożywcze nie będą mogły być przekazywane instytucjom, które otrzymują dofinansowanie z innych źródeł obejmujących wyżywienie lub pobierają opłaty za wyżywienie, a do takich należą całodobowe placówki opiekuńcze, domy pomocy społecznej. Wyjątek stanowią placówki
o charakterze dziennym świadczącym pomoc dzieciom, placówki dla osób bezdomnych
i  jadłodajnie.

Skierowania do placówek wsparcia dziennego

Objęcie dzieci pomocą żywnościową w formie posiłku w placówkach wsparcia dziennego nie wymaga wystawienia dla nich oddzielnego skierowania. Podstawą do korzystania przez dzieci z pomocy w formie posiłku jest skierowanie wydane rodzicom lub opiekunom prawnym. Jednak w sytuacji, gdy rodzina korzysta z pomocy w jednej organizacji lokalnej, a dziecko korzysta z posiłku w placówce prowadzonej przez inną organizację lokalną, wówczas ośrodek pomocy społecznej powinien przekazać do takiej placówki listę dzieci uprawnionych do pomocy w ramach PO PŻ.

Wydawanie skierowań i ważność skierowań

Wytyczne IZnie określają terminu ważności skierowania wydawanego przez OPS. Jednakże uzasadnione jest, aby skierowania obowiązywały przez cały czas trwania danego Podprogramu. Zasadą powinno być, aby skierowania wydawane były przez ośrodek pomocy społecznej na dany podprogram, a nie rok kalendarzowy, gdyż oba przedziały czasowe nie pokrywają się ze sobą. Jednak z uwagi na różne uwarunkowania i znajomość sytuacji danej osoby/rodziny, to ośrodek pomocy społecznej decyduje na jaki okres wystawia skierowanie do otrzymania pomocy żywnościowej w ramach PO PŻ 2014-2020. Skierowanie może być wydane zarówno na cały Podprogram lub np. na 6 miesięcy jego trwania. Krótszy termin wiązałby się niepotrzebnie z ponoszeniem dodatkowych nakładów pracy oraz kosztów.

Skierowania wydane na okres roku w grudniu 2014 roku (w podprogramie 2014 - od XII.2014 r. do XII. 2015 r.) zachowują ważność, o ile osoby, które je otrzymały, nadal spełniają wskazane w wytycznych kryteria do otrzymania pomocy żywnościowej.

W przypadku zmiany sytuacji rodziny dotyczącej jej składu osobowego, ośrodek pomocy społecznej może wydać nowe skierowanie, z jednoczesną adnotacją, że poprzednie skierowanie traci swoją ważność. Przy czym skierowanie powinno być adresowane do tej samej organizacji partnerskiej.

Jak unieważnić skierowania w przypadku utraty uprawnień?

Jeśli chodzi o sposób unieważniania skierowań do otrzymania pomocy żywnościowej, Wytyczne Instytucji Zarządzającej (MPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczące działań realizowanych w ramach PO PŻ nie określają konkretnego sposobu postępowania w sytuacji utraty uprawnień przez poszczególne osoby w trakcie trwania danego Podprogramu. Jednakże uzasadnione wydaje się pouczenie osoby otrzymującej skierowanie o obowiązku przewidzianym w ustawie o pomocy społecznej z dnia 12 marca 2004 r., (Dz. U. z 2015 r. poz. 163), w art. 109 dotyczącym niezwłocznego poinformowania organu, który przyznał świadczenie o każdej zmianie, która wiąże się z podstawą do jego przyznania – w tym przypadku o zmianie wielkości dochodu uprawniającego do pomocy żywnościowej. Dodatkowo OPS powinien poinformować OPR/OPL, do której kierował osobę/rodzinę w celu udzielenia pomocy żywnościowej, o utracie uprawnień przez daną osobę/rodzinę do tej pomocy, o ile taką wiedzę posiada.

Kto realizuje obowiązek administrowania danymi osobowymi?

W odniesieniu do obowiązku wynikającego z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1182 z późn. zm.), administratorem danych osobowych odbiorców końcowych PO PŻ jest podmiot faktycznie gromadzący i przetwarzający ww. dane, czyli ośrodek pomocy społecznej. Jeżeli organizacje partnerskie przetwarzają dane osobowe, to także są administratorami danych osobowych. Jednak warunkiem takich działań jest zgoda osób, których dane osobowe będą przetwarzane.

Czy OPS w innej gminie niż gmina miejsca zamieszkania może wydać osobie/rodzinie skierowanie do odbioru żywności?

Co do zasady OPS z gminy miejsca zamieszkania powinien wydać osobie uprawnionej skierowanie do odbioru żywności. Jest to uzasadnione szczególnie ze względu na zapewnienie przejrzystości danych gromadzonych na potrzeby obowiązku sprawozdawczego. Może się jednak zdarzyć sytuacja, że osoba/rodzina przebywa na terenie innej gminy przez dłuższy okres czasu z powodów uzasadnionych sytuacją osobistą. Wówczas gminą właściwą do wydania skierowania może być gmina miejsca pobytu osoby/rodziny.

Czy odmowa wydania skierowania wymaga wydania decyzji administracyjnej?

OPS nie przyznaje pomocy żywnościowej, tylko kwalifikuje osoby do jej otrzymania
z OPR/OPL. Korzystanie z pomocy żywnościowej nie oznacza korzystania ze świadczeń pomocy społecznej. Dlatego też w przypadku stwierdzenia uprawnień do otrzymania pomocy w ramach PO PŻ nie jest wymagane wydanie decyzji administracyjnej. Podobnie w przypadku braku uprawnień do udzielenia pomocy i odmowy wydania skierowania tryb decyzji administracyjnej byłby nieuzasadniony. 

Sposób odmowy wydania skierowania osobom niezakwalifikowanym do otrzymania pomocy w ramach PO PŻ – zależy wyłącznie od rozwiązań przyjętych przez dany ośrodek pomocy społecznej.

Pobieranie opłat za żywność

Zgodnie z zapisami Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 ogólnopolskie organizacje partnerskie nieodpłatnie przekazują artykuły spożywcze do organizacji partnerskich regionalnych, a te, także nieodpłatnie, wydają je bezpośrednio bądź za pośrednictwem lokalnych organizacji partnerskich, odbiorcom  końcowym. Wobec powyższego organizacje partnerskie nie mają podstaw prawnych do pobierania opłat za przekazywanie paczek żywnościowych finansowanych w ramach PO PŻ 2014-2020. Pobieranie opłat za żywność jest niezgodne z Programem Operacyjnym na jakimkolwiek etapie realizacji działań zarówno pomiędzy podmiotami zaangażowanymi w łańcuch dystrybucji, od zaangażowanych podmiotów zewnętrznych (interesariuszy programu) czy też osób potrzebujących.

Koszt transportu artykułów żywnościowych z OPR do OPL

Zgodnie z zapisami wytycznych Instytucji Zarządzającej (MPiPS) dla Instytucji Pośredniczącej i beneficjentów dotyczących działań realizowanych w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Żywnościowa 2014-2020 współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Pomocy Najbardziej Potrzebującym w Podprogramie 2015, minimalne standardy dotyczące transportu dla regionalnych organizacji partnerskich określają, że zapewnienie dostarczenia artykułów spożywczych do lokalnej organizacji partnerskiej (OPL) może nastąpić z wykorzystaniem transportu własnego i/lub za pośrednictwem podmiotów zewnętrznych, w tym także transportu OPL, na warunkach ustalonych wspólnie w umowie na dystrybucję artykułów spożywczych.

Należy w tym miejscu podkreślić, że ryczałt w wysokości 5% z tytułu kosztów administrowania, magazynowania i transportu stanowi jedynie dofinansowanie do realizacji zadań organizacji partnerskich w ramach PO PŻ 2014-2020.  W przypadku, gdy organizacja partnerska zidentyfikuje konieczność pozyskania dodatkowych środków na transport, w opinii IZ nie ma przeciwwskazań do uzyskiwania dodatkowego wsparcia przez organizacje partnerskie w zakresie pozyskiwania środków finansowych w celu obsługi realizacji Programu związanej z transportem, administracją i magazynowaniem, o ile nie wiąże się do z pobieraniem jakichkolwiek opłat za żywność wydawaną osobom potrzebującym na jakimkolwiek etapie realizacji Programu. Jednakże IZ nie określa sposobu pozyskiwania i przekazywania środków finansowych organizacjom partnerskim ponieważ środki te nie są elementem systemu przepływów finansowych w ramach Programu Operacyjnego. Kwestie te powinny zostać uregulowane pomiędzy OPR a OPL w umowie/porozumieniu.